Lista pytań i odpowiedzi

Chmura

  • Co to jest chmura i jak działa?

    Chmura Finhouse to możliwość bezpiecznego przechowywania w systemach Finhouse (dotyczy zarówno Finhouse.Sales, jak i Finhouse.CRM) dowolnych dokumentów Klientów w formatach dokumentowych oraz graficznych: doc, xls, pdf, jpg itd.

    Dzięki chmurze zarówno dane Klientów, jak i dotyczące ich dokumenty są zawsze dostępne w jednym miejscu i z dowolnego urządzenia z przeglądarką internetową.

    Co równie ważne dokumenty w chmurze przechowywane są zgodnie z wymaganiami ustawy o ochronie danych osobowych.

  • Czy dokumenty w chmurze są bezpieczne i kto ma do nich dostęp?

    Dokumenty w chmurze oraz dane Klientów są przechowywane w oddzielnych bazach danych, niedostępnych dla innych grup i innych użytkowników.

    Dostęp do dokumentów przechowywanych w chmurze mają wyłącznie użytkownicy, do których przypisani są Klienci i ich dokumenty.

    Zarówno systemy Finhouse oraz platforma serwerowa spełniają wszelkie wymogi bezpieczeństwa niezbędne dla systemów, w których przetwarzane są dane osobowe, a więc wymogi ustawy z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

  • Co należy zrobić, aby korzystać z chmury?

    W związku z tym, iż w dokumentach przechowywanych w chmurze mogą się znajdować dane osobowe Klientów niezbędne jest podpisanie z Finhouse umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Oznacza to powierzenie przetwarzania danych wyłącznie w zakresie technicznym, a więc dane Klientów pozostają wyłączną własnością licencjobiorcy.

    Umowa ta jest bezpłatna i jednocześnie umożliwia agregowanie danych osobowych Klientów w samym systemie, zarówno w Finhouse.Sales, jak i w Finhouse.CRM.

  • Czy podpisanie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych oznacza przekazanie danych Klientów dla Finhouse?

    Absolutnie nie. Powierzenie Finhouse przetwarzania danych osobowych odbywa się zgodnie z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych i dotyczy ich fizycznego przechowywania w zasobach technicznych (serwery, systemy) udostępnianych użytkownikowi przez Finhouse w ramach umowy licencyjnej.

    Dane należą zawsze i wyłącznie do ich właściciela, a więc użytkownika systemów i zgodnie z przepisami nie mogą być w żaden sposób wykorzystywane przez Finhouse.

  • Czy można korzystać z chmury w systemie Finhouse.Sales bez CRM?

    Chmura, a wraz z nią możliwość przetwarzania danych osobowych Klientów jest dostępna w obu systemach. W systemie Finhouse.Sales rozszerzany jest zakres danych Klientów o dane kontaktowe oraz chmurę.

  • Jaka powierzchnia dyskowa jest dostępna w chmurze?

    W ramach opłaty licencyjnej, a więc bez żadnych dodatkowych opłat, każdy użytkownik ma dostępne 2GB powierzchni dyskowej w chmurze na dowolne dokumenty Klientów. W przypadku grup użytkowników jest to wielokrotność 2GB i liczby aktywnych użytkowników.

  • Czy można zwiększyć dostępną bezpłatnie powierzchnię dyskową w chmurze?

    Powierzchnia dyskowa może być powiększana bez ograniczeń za dodatkową opłatą. Wysokość opłat można sprawdzić w Cenniku.

  • Czy można definiować kategorie dokumentów w chmurze?

    Oczywiście, użytkownicy o uprawnieniach dostępu minimum „operatora” mogą definiować kategorie dokumentów, które będą obowiązywały w całej grupie użytkowników. W menu systemu znajduje się zakładka: „Załączniki dot. Klientów”. Po wejściu w zakładkę można definiować/dodawać/zmieniać kategorie dokumentów. 

  • Jak dodać dokument/załącznik do Klienta?

    Aby dodać dokument/załącznik do Klienta, należy wejść w listę klientów, wybrać funkcję ZAŁĄCZNIKI, a następnie DODAJ. Dodawanie dokumentu/załącznika wymaga wpisania jego nazwy, ewentualnego wyboru kategorii (jeśli są zdefiniowane) oraz wczytania pliku.

  • Gdzie znajdują się zapisane dokumenty/załączniki Klientów?

    Aby przeglądać, zmieniać, pobierać dokumenty/załączniki Klientów, należy wejść w listę klientów i wybrać funkcję ZAŁĄCZNIKI, która przenosi do listy dokumentów zapisanych dla Klientów.

    Dla dokumentów w formatach graficznych dostępny jest także ich podgląd.

  • Co się stanie z dokumentami i danymi Klientów po ewentualnym zakończeniu korzystania z systemu?

    Wszelkie dane Klientów i ich dokumenty zapisane w systemie należą wyłącznie do użytkownika. W przypadku zakończenia korzystania z systemów użytkownik może samodzielnie przenieść dane i dokumenty do dowolnej innej lokalizacji.

    Pozostawione w systemie dane zostaną trwale usunięte bez możliwości ich odzyskania. 

Finhouse.CRM

  • Jak dodać nowego Klienta do bazy lub zmienić jego dane?

    Dodanie nowego Klienta odbywa się z poziomu Listy klientów po wybraniu funkcji DODAJ. Zakres danych, które są wymagane do wprowadzenia jest określony pomarańczową czcionką i może być różny dla różnych grup użytkowników. Aby zmienić dane klienta należy odnaleźć klienta na liście i użyć funkcji ZMIEŃ.

  • Jak znaleźć Klienta w bazie?

    Odnalezienie Klienta w bazie umożliwia filtr znajdujący się w Liście klientów. Umożliwia on wyszukanie Klienta zarówno wg nazwiska, jak i wielu innych dowolnych innych parametrów, m.in.: źródła pozyskania, statusu, zakresu dat, doradcy obsługującego itp.

  • Jakie są typy i źródła Klientów w systemie?

    W systemie zdefiniowane są trzy typy Klientów, które określają źródła ich pozyskania:

    - prywatny – Klient pozyskany przez doradcę;
    - polecony przez Partnera: Klient pozyskany od partnerów zewnętrznych, których można zdefiniować w bazie partnerów. W bazie partnerów możliwe jest również zdefiniowanie pracowników każdego z Partnerów i przypisanie Klienta również do pracownika Partnera;
    - firmowy – Klient pozyskany przez firmę, np. przez stronę www lub infolinię i przekazany do obsługi doradcy.

    Dla każdego z rodzajów Klientów (poza prywatnym) mogą zostać określone źródła pozyskania. Definiowanie Partnerów oraz pracowników Partnerów jest dostępne dla użytkownika o uprawnieniach „kierownika oddziału”.
    Źródła pozyskania Klientów firmowych definiowane są tylko przez użytkowników o uprawnieniach „Operatora”. Do Klientów firmowych mogą należeć m.in. strona www, portale, infolinia itp.
    Każde ze źródeł Klienta będzie się pojawiało przy dodawaniu nowego Klienta po wybrani opcji: „polecony przez partnera” oraz „Klient firmowy”.

  • Jak dodać nowego Partnera w systemie i jego pracowników lub zmienić jego dane?

    Aby dodać nowego Partnera lub zmienić jego dane należy wejść w menu PARTNERZY, a następnie wybrać opcję DODAJ lub ZMIEŃ.

    Dla każdego Partnera można zdefiniować jego dane szczegółowe oraz listę pracowników. Dodany Partner będzie widoczny tylko dla użytkowników z danego oddziału. Dodawanie Partnerów jest dostępne dla użytkowników o uprawnieniach na poziomie minimum Kierownika oddziału.

  • Jak dodać nową operację - zmienić status Klienta?

    Zmiany statusu Klienta lub dodania nowej operacji można dokonać po dwukrotnym kliknięciu na dane Klienta na liście lub po zaznaczeniu Klienta poprzez jednokrotne kliknięcie na jego danych oraz kliknięciu ikony WYŚWIETL LISTĘ OPERACJI znajdującej się nad listą klientów.

    Po przejściu do ekranu listy operacji należy wybrać ikonę DODAJ, aby pojawił się ekran dodawania operacji, w którym można dodać ewentualny opis dodatkowy oraz wybrać z dostępnej listy status Klienta. Po dokonaniu wpisów należy zatwierdzić operację poprzez naciśnięcie ZAPISZ na dole ekranu.

  • Jakie są wymagane statusy operacji na Kliencie?

    System wymaga wprowadzenia określonej sekwencji operacji na Kliencie – różnej dla różnych grup produktowych.

    Dla każdej z procedowanych grup produktowych wymagane statusy oznaczone są kolorem czerwonym. Nie wprowadzenie któregokolwiek z wymaganych statusów operacji uniemożliwia  przejście do kolejnego statusu. Zakres wymaganych statusów może być różny dla różnych grup użytkowników.

    Minimalne wymagane statusy to: "0 - nowy klient", "21 - rozpoczęcie procedury sprzedażowej" i "69 - sprzedaż".

  • Jak dodać procedurę sprzedażową z listy operacji na Kliencie?

    Rozpoczęcie procedury sprzedażowej dla dowolnego rodzaju produktu możliwe jest po zapisaniu Klienta w bazie danych. Aby rozpocząć procedurę kredytową należy przejść do ekranu operacji na Kliencie i wybrać przycisk ROZPOCZNIJ PROCEDURĘ SPRZEDAŻOWĄ. Po przejściu do ekranu dodawania operacji, z listy DOTYCZY należy wybrać w kolejności:

    - rodzaj produktu
    - bank/dostawcę
    - wprowadzić informacje szczegółowe dotyczące produktu.

    W polu KWOTA wymagane jest wpisanie wartości wnioskowanego produktu. Dla kredytów hipotecznych wymagane jest również podanie szczegółowych parametrów dotyczących wysokości prowizji, marży oraz oprocentowania kredytu.

    UWAGA: dla każdego Klienta można rozpocząć dowolną liczbę procedur sprzedażowych.

  • Jak dodać procedurę sprzedażową dla Klienta z ekranu ofert kredytowych?

    Rozpoczęcia procedury sprzedażowej kredytu hipotecznego można dokonać zarówno z poziomu listy operacji na Kliencie lub ekranu ofert wyszukiwarki.

    Po wyszukaniu ofert, na ostatnim oknie wyszukiwarki zaznaczamy wybraną ofertę oraz klikamy na ikonę ROZPOCZNIJ PROCEDURĘ SPRZEDAŻOWĄ. Na kolejnym ekranie dodawania operacji,  zapisujemy rozpoczęcie procedury dla wskazanej oferty, a dane produktu zapiszą się automatycznie.

  • Gdzie odnajdę Klienta, dla którego zakończyła się procedura sprzedażowa?

    Baza Klientów podzielona jest na dwie części: Klientów procedowanych oraz archiwalnych.

    Każdy Klient, dla którego zakończyła się procedura sprzedażowa jest automatycznie przenoszony do bazy archiwalnej. Aby odnaleźć Klienta należy w filtrze zmienić status Klienta na "archiwalny".

    Dodanie jakiejkolwiek nowej operacji dla Klienta archiwalnego powoduje jego ponowne, automatyczne przeniesienie do bazy Klientów "procedowanych".

  • Jak zapisać procedury sprzedażowe jeśli dla jednego produktu składam kilka wniosków, np. kredytowych?

    W przypadku składania wniosków do kilku banków, lecz dotyczących jednego produktu (np. kredytu) konieczne jest rozpoczęcie procedury kredytowej dla każdego z wniosków.

    Każda z rozpoczętych procedur będzie widoczna zarówno na liście klientów, jak i w operacjach na Kliencie w kolumnie Oferta.

    Dodając dodatkowe procedury sprzedażowe, należy z rozwijanej listy wybrać informację, czy jest to procedura równoległa do już zapisanej w CRM, czy też odrębna. Procedury równoległe zostaną oznaczone jako: A1, A2 itd, zaś dla kolejnych produktów jako B1, B2 itd. W przypadku ustawienia statusu „69 – sprzedaż” dla którejkolwiek operacji równoległej, wszystkie przypisane do niej operacje zostaną automatycznie zamknięte.

  • Czy można zaplanować kolejną operację na Kliencie, np. przypomnienie o kontakcie, końcu okresu ubezpieczenia itp.?

    Aby zaplanować przyszłą operację na Kliencie po przejściu do ekranu listy operacji należy wybrać ikonę DODAJ, aby pojawił się ekran dodawania operacji. Następnie w polu NASTĘPNA OPERACJA należy zaznaczyć pole NASTĘPNA OPERACJA ZAPLANOWANA NA oraz określić datę i czas wykonania operacji. Można również dodać ewentualny opis planowanej operacji. 

    Po dokonaniu wpisów należy zatwierdzić operację poprzez naciśnięcie ZAPISZ na dole ekranu.